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Höhere Qualität und mehr Prozessstabilität im Office ist Führungsaufgabe. Die Forderung, Produktivitätssteigerungen wie in der Fertigung auch im Büro umzusetzen, ist allerdings ein steiniger Weg. Damit der Qualitätsgedanke flächendeckend und nachhaltig Einzug ins Büro hält, bedarf es systematischer Stellschrauben. Sonja Strich erläutert sieben Produktivitätsfaktoren, die Manager und ihre Teams erfolgreicher machen.

1. Selbststeuerung der Führungskraft
Vielleicht kennen Sie die Weisheit: "Die Augen des Herrn machen die Kühe fett". Bezogen auf Ihr Team heißt das: Seien Sie Vorbild und unterstützen Sie so Ihr Team, Standards einzuhalten. Diesen Veränderungsprozess zur "Office-Excellence" steuern Sie als Führungskraft von oben nach unten. Tun Sie das nicht authentisch, dann werden nicht nur Sie, sondern der komplette Produktivitätsgedanke in Frage gestellt.

2. Geordnete Datenstrukturen
Die Architektur Ihrer Dokumentenablage bildet das gesunde Rückgrat Ihrer Abteilung. Die Suche nach Unterlagen verschlingt täglich aufs Neue immense Zeit und bindet Energie. Aus Unternehmenssicht gilt: "Wer sucht, der kostet". Scheuen Sie sich als Führungskraft nicht davor, auch in Sachen Papier- und Serverablage Schritt für Schritt ein Leitsystem mit dem Team zu entwickeln, das Finden statt Suchen möglich macht. Diesen Veränderungsprozess setzen Sie am idealerweise als gemeinsames Projekt auf und erzielen gleichzeitig eine "Teamentwicklung".

3. Effektives Informationsmanagement
Nicht nur die Führungskraft, auch das komplette Team kämpft täglich mit dem Grauen des vollen Posteingangs. Ein Ende ist nicht abzusehen, denn die Informationsflut nimmt eher zu als ab. Was tun? Auch hier helfen interne Vorgaben für das Filtern, Bearbeiten, Ablegen und Archivieren von elektronischen Nachrichten. Viele Teams sind beim Thema E-Mail & Co. komplett auf sich alleine gestellt, so dass viele Insellösungen entstehen, die wiederum eines intensiven internen Mail-Austauschs bedürfen, ein Teufelskreis.

4. Planung gegen Störungen
"Darf ich mal eben stören...?" Eigentlich wollten Sie sich gerade auf ein Personalgespräch vorbereiten, aber das wird jetzt wohl nichts. Warum? Weil es Ihnen auch nicht anders ergeht als Ihren Mitarbeitern - und das ist schlecht. Denn wenn Sie als Führungskraft das Thema Störungen selbst nicht im Griff haben, dann bedeutet das auch nichts Gutes für die Produktivität im Team. Planen Sie daher verbindliche Termine mit sich selbst ein, und legitimieren Sie diese planerische Rückzugsmöglichkeit auch für Ihre Mitarbeiter.

5. Effektives Projekt- und Prozessmanagement
Es ist Führungsaufgabe Nr. 1, die Projekt- und Prozessplanung des Teams in den Griff zu bekommen. Bauen Sie daher eine einfache und leicht zu aktualisierende Routine auf, die Ihnen und Ihrem Team hilft, Projektstände im Überblick zu behalten und somit flexibel, aber mit Plan auf Unvorhergesehenes zu reagieren. Ihre Ablauforganisation sollten Sie zudem regelmäßig auf Optimierungspotenziale hin überprüfen.

6. Erfolgreiche Kommunikation
Wann ist Kommunikation erfolgreich und wann nicht? Eine schwer zu beantwortende Frage, denn man kann viel reden und doch nichts sagen. Sie als Führungskraft gehen einen Schritt in die richtige Richtung, wenn Sie für das, was Sie Ihren Mitarbeitern zu sagen haben (sachlich oder emotional), die richtige Kommunikationsform (Einzelgespräch oder Gruppenbesprechung) mit der optimalen Plattform (Jour Fixe, Einzelrücksprache, E-Mail, Telefon) kombinieren.

7. Erfolg im Team
Finden Sie gemeinsam mit Ihrem Team heraus, wie viel Standard Sie tatsächlich brauchen. Das beste Ergebnis eines zielgerichteten Veränderungsprozesses ist, wenn es Spaß macht, nach Standards zu arbeiten, weil das Team dadurch mehr Spielraum für Qualitätsthemen bekommt: Erfolg = Qualität x Akzeptanz. Sonja Strich