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Bei einem international arbeitenden Unternehmen wie der GTZ müssen möglichst übergangslos neue Einsatzmöglichkeiten für Mitarbeiter gefunden werden. Und zwar solche, die passgenau zu den Personen passen. Hilfe hierbei bietet ein ausgeklügeltes Software-System.

Die Deutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit (GTZ) ist ein Bundesunternehmen mit Sitz in Eschborn. Ihr Hauptauftraggeber ist das Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung. Darüber hinaus ist sie tätig für Regierungen anderer Länder, internationale Auftraggeber wie die Europäische Kommission, die Vereinten Nationen oder Unternehmen der privaten Wirtschaft.

Das Unternehmen realisiert Entwicklungsprojekte und -programme in mehr als 120 Ländern Afrikas, Asiens, Lateinamerikas, den Transformationsländern Osteuropas und den Neuen Unabhängigen Staaten. Es beschäftigt gut 12 000 Mitarbeiter, davon sind fast 9000 einheimische Kräfte in den jeweiligen Ländern. Die GTZ ist in 92 Ländern mit eigenen Büros vertreten. In der Zentrale in Eschborn arbeiten rund 1500 Personen.

Fachkenntnisse allein reichen nicht aus

Die Arbeitsfelder sind so vielseitig und unterschiedlich wie in kaum einer anderen Branche. Ob Wirtschaftswissenschaftler, Ingenieure, Geisteswissenschaftler oder Geologen, für die Projekte auf der ganzen Welt ist die GTZ stets auf der Suche nach Experten aus den verschiedensten Bereichen. Dem Nachwuchs bietet sie eine Vielzahl von Möglichkeiten, die internationale Zusammenarbeit kennen zu lernen. Für Personen mit akademischem Abschluss und höchstens zweijähriger Berufserfahrung bietet das Unternehmen so genannte Juniorpositionen an.

Entwicklungspolitisches Grundverständnis gepaart mit hoher interkultureller Sensibilität sind neben profunden Management- und Organisationskompetenzen wesentliche Voraussetzungen für eine Arbeit bei der GTZ. Ein Kandidat muss sehr hohe Anforderungen erfüllen und weltweit einsetzbar sein. Die Rekrutierung ist vor allem in folgenden Bereichen eine besondere Herausforderung:

1. Besetzung von anspruchsvollen Stellen, die eine Kombination in unterschiedlicher Ausprägung aus Fachkenntnissen sowie Management-, Führungs- und unternehmenspolitischen Kompetenzen verlangen und bei denen die darauf passenden Fachkräfte auf dem nationalen und internationalen Arbeitsmarkt sehr stark nachgefragt sind.

2. Suche nach dem erneuten Einsatz von Mitarbeitern, die befristet in Projekten im Ausland gearbeitet haben und für die ein unmittelbarer Wiedereinsatz gefunden werden muss. Vor der Einführung eines einheitlichen E-Recruiting- und Talent-Management-Systems waren die Prozesse sehr aufwändig und es gab keinen zentralen Pool von Fachkräften, auf den zurückgegriffen werden konnte.

Ressourcen identifizieren und vermitteln

Die GTZ beschäftigt Mitarbeiter mit befristeten und unbefristeten Arbeitsverträgen. Die Recruiter erhalten zur Unterstützung ihrer Arbeit ein Tool, mit dem sie schnell erkennen können, welche Mitarbeiter aufgrund beispielsweise befristeter Verträge in Kürze frei werden und welche offenen Stellen im Unternehmen für sie zur Verfügung stehen.

Der Prozess und die Instrumente werden unterstützt durch die Einführung eines unternehmensweiten webbasierten E-Recruitings für die drei Geschäftsfelder Gemeinnütziger Bereich, GTZ-International Service und das Centrum für internationale Migration und Entwicklung. Damit können sich interne oder externe Bewerber über Intra- oder Internet grundsätzlich stellenunabhängig mit ihren Kernkompetenzen registrieren. Externe wie auch interne Bewerber geben ihre Kompetenzen in eine unternehmensweit einheitlich festgelegte Kompetenzmatrix ein. Damit stehen deren Eckdaten der Personalbereitstellung im Talentpool zur Verfügung. Im Falle eines konkreten Bewerberinteresses kann die Person diese Daten ergänzen und sich online für die entsprechende Stelle bewerben. Dieses Verfahren steht jedem mit Zugang zum Internet weltweit offen.

Termingerecht wiederbesetzen

Für die GTZ ist die Pflege von Kompetenzprofilen im Mitarbeiter-Talentpool von ganz besonderer Bedeutung: Aufgrund von auslaufenden Projekten oder bei Mitarbeitern, die sich sechs Jahre im selben Land befinden und daher das Einsatzland wechseln müssen, oder bei beurlaubten Mitarbeitern, ergeben sich Fristen, wann diese Mitarbeiter wieder zur Verfügung stehen und in neue Arbeitsverhältnisse vermittelt werden müssen.

Hierfür hat das Unternehmen seit 2007 die Erfassung und Pflege der Kompetenzen aller Mitarbeiter in SAP verpflichtend eingeführt. Die angegebenen Kompetenzen werden im jährlichen Mitarbeitergespräch vom direkten Vorgesetzten verifiziert und als solche gekennzeichnet. Für den internen Mitarbeiterpool werden die Kompetenzprofile der Mitarbeiter über eine Schnittstelle in das Recruiting-System übernommen.

Bei Bedarf können diese Profile sofort mit einer neu ausgeschriebenen Stelle abgeglichen werden. Durch das kompetenzbasierte Matching werden alle in Frage kommenden internen Kandidaten berücksichtigt. Befinden sich passende Talente in einem Pool, können diese direkt in den Bewerbungsprozess aufgenommen werden.

Im Idealfall kann so eine externe Veröffentlichung einer Stellenanzeige gänzlich vermieden werden.
Die Profile müssen mit bestimmten, vorher festgelegten Fristen vom Recruiting-System erkannt und dem Recruiter automatisch angezeigt werden. So identifiziert das System automatisch nur solche Kandidaten, deren Vertrag in naher Zukunft ausläuft und die einen Anschlussvertrag erhalten sollen. Für diese Kandidaten wird der Recruiter seine Aktivitäten verstärken.

Nahtloser Austausch von Informationen

Die GTZ hat im Rahmen der Implementierung eines neuen Stellenposting- und Bewerbermanagement-Systems ihre Anforderungen an die Prozesse des Mitarbeiter-Talentpools definiert und die Milch & Zucker AG mit der Umsetzung beauftragt. Die eingesetzte Bee Site Recruiting Edition ist eine webbasierte Softwarelösung, die alle Funktionen für E-Recruiting, Bewerbermanagement und Talent Relationship Management bietet. Es stehen Schnittstellen zu Anwendungen wie ERP-Systemen (wie SAP oder Peoplesoft) oder kommerziellen Jobbörsen zur Verfügung. Der Datenaustausch erfolgt standardisiert über HR-XML.

Dabei wird sowohl das Frontend gegenüber dem Bewerber innerhalb der Karrierewebsite abgebildet als auch das Backend, das Recruitern und anderen Beteiligten für deren Recruiting- und Bewerbermanagementprozesse zur Verfügung steht. Die Software ermöglicht Bewerbungen über das Internet sowohl für interne Mitarbeiter als auch für externe Kandidaten. Grundsätzlich können hierbei Mehrfachbewerbungen angezeigt werden.

Von zentraler Bedeutung ist die zuverlässige Darstellung und Kenntlichmachung der Kandidaten, die in naher Zukunft wieder in eine neue Tätigkeit zu vermitteln sind. Hierzu wurde vom Softwarepartner im Backoffice des Systems eine gesonderte Darstellung eingerichtet, ein Menü mit dem Namen „Wiedereinsatz". Beim Aufrufen dieses Menüs erhält der Recruiter eine Übersicht über alle aktuellen Kandidaten, für die der Wiedereinsatz vorzubereiten ist.

Unterteilt nach den verschiedenen Vertragsarten können die Profile nun individuell bearbeitet werden. Dabei sind verschiedene Prozesswege möglich: Zum einen kann ein Kandidat der Wiedereinsatzliste in den Bewerbungsprozess einer offenen Vakanz einbezogen werden, für die er mit seinen Qualifikationen gut geeignet ist. Dort wird er auf die Top Kandidaten-Liste gesetzt.
Zum anderen kann ein Kandidat gegen eine oder mehrere Planvakanzen abgeglichen werden, die seinen Qualifikationen entsprechend vergleichbare Anforderungsprofile ausweisen und kann dort in die Auswahl mit einbezogen werden. Besonders dringende Fälle werden ab einem definierten Zeitraum automatisch farblich hervorgehoben.

Passgenau eine neue Stelle anbieten

Für ein ausgereiftes Matching mit passgenauen Ergebnissen braucht das System zunächst die Qualifikationen des Kandidaten. Da es sich bei einem Wiedereinsatz um Mitarbeiter der GTZ - und nicht um externe Bewerber - handelt, hat Milch & Zucker dafür einen HR-XML-Import der entsprechenden Daten aus dem SAP-System der GTZ in die Recruiting-Lösung eingebaut. Aus diesen Daten generiert sie das Profil, das gegen die vorhandenen Stellen gematcht wird. Dieser und alle weiteren Prozesse finden in der Recruiting-Software statt.

Die Kernfrage im Wiedereinsatzprozess lautet also: Kann die GTZ dem frei werdenden Mitarbeiter eine auf ihn gut passende Stelle anbieten? Das System gibt automatisch Antwort und listet auf Knopfdruck zu jedem Kandidaten mittels eines so genannten „Reverse Matching" alle in Frage kommenden offenen Vakanzen auf. Bei Bedarf kann auf sämtliche Stellen aller drei Geschäftsfelder zugegriffen werden. Auch die Kandidaten stehen bei Bedarf geschäftsfeldübergreifend zur Verfügung, versehen mit einer farblichen Markierung, je nachdem, wie weit sie im jeweiligen Bewerbungsprozess bereits fortgeschritten sind.

Die Anzeige der Stellenausschreibungen erfolgt in absteigender Reihenfolge: Die am besten passende Stelle steht ganz oben. Der Recruiter kann das Kandidatenprofil nun einer oder mehreren Stellen zuordnen, auf die der Kandidat gut passt. So kann er im Rahmen mehrerer Prozesse hinsichtlich eines Wiedereinsatzes geprüft werden. Mit der Zuordnung zu einer Stelle gelangt das Mitarbeiterprofil in den gewünschten Bewerbermanagementprozess, der zum Beispiel Interview-Einladung, Rücksprache mit Auftraggebern und weitere Aktionen umfassen kann.

Matching versus Searching

Beim herkömmlichen Suchen muss jedes Kriterium exakt getroffen werden, um ein Suchergebnis anzuzeigen. Es ist keine Unschärfe möglich. Beim Matching hingegen kann die Software vielfältige Kriterien heranziehen, jedes mit einem unterschiedlichen Grad an Wichtigkeit. Das Matching berücksichtigt zudem die Möglichkeit, bestimmte Kriterien wichtiger zu nehmen als andere wichtiger zu nehmen als andere. So wird die Passgenauigkeit der Kandidaten erhöht: Kernanforderungen werden stärker gewichtet als nebensächliche Kriterien. Das Suchergebnis zeigt die Übereinstimmung mit den gewichteten Suchkriterien und ermöglicht für jedes Ergebnis eine Einzelaufschlüsselung der Trefferrelevanz pro Suchkriterium.

Die Bee-Site Recruiting Edition erstellt ein automatisches Matching der Bewerberqualifikationen gegen die Stellenanforderungen. Daraus resultiert eine Rankingliste der geeigneten Bewerber in absteigender Reihenfolge. Zu jedem Kandidaten kann eine Einzelbewertung, also eine Aufschlüsselung aller Einzelanforderungen, aufgerufen werden.

Dabei kann der Recruiter die relevanten Kriterien frei definieren. Die eingesetzte Technik ermöglicht im Bewerbermanagement ein Matching sowohl vom Kandidaten auf alle offenen Stellen als auch - vice versa - von einer Stelle aus über alle verfügbaren Kandidaten.
Dabei kommen drei Techniken zum Einsatz:

Affinitäten: Hier können ähnliche Qualifikationen im Vergleich zur eigentlich gewünschten definiert werden. Zum Beispiel kann für das Kriterium „Java-Programmier-Kenntnisse" festgelegt werden, dass „C++" oder „PHP-Kenntnisse" der geforderten Qualifikation ebenfalls genügen. Ein Bewerber, der nicht die eigentlich geforderte Programmiersprache angibt, wird damit nicht automatisch aussortiert, sondern lediglich etwas schlechter platziert. Dies ist für jedes beliebige Kriterium und Kenntnislevel möglich.

Gliding Scales: Mit dieser Methode werden keine festen Grenzen, sondern wird eine mögliche Bandbreite definiert. Zum Beispiel die Anzahl der Jahre an Berufserfahrung, die ein Kandidat mitbringen soll, oder auch Sprachkenntnisse.

Gewichtungen: Hier werden Prioritäten definiert. Ein Beispiel: Für eine Stelle sind sehr gute Englisch- sowie Französischkenntnisse nötig. Es wird jedoch an dem entsprechenden Standort im Berufsalltag häufiger auf Französisch zurückgegriffen. Dann kann die Gewichtung entsprechend für Französisch höher gesetzt werden als für Englisch. So werden Bewerber mit sehr guten Französischkenntnissen, aber nur mittelmäßigen Englischkenntnissen höher gelistet als Kandidaten, die mittelmäßige Französischkenntnisse, aber sehr gute Englischkenntnisse aufweisen.

Die GTZ nutzt Talentpools intensiv, um eigene Mitarbeiter in neue Projekte und Verträge zu vermitteln. Mit dem E-Recruiting-System werden die vorhandenen Kompetenzprofile gegen offene Vakanzen der gesamten Gesellschaft gematcht, um passgenaue Angebote für die Mitarbeiter zu finden. Das System unterstützt und vereinheitlicht den kompletten Bewerbermanagementprozess für drei Geschäftsfelder der Gesellschaft. Reinhard Schrage und Ingolf Teetz